上一篇文章中，我們了解了協(xié)同軟件的第一架馬車——協(xié)同平臺，它讓協(xié)同軟件這棵大樹枝繁葉茂，并能夠不斷生長，今天我們來了解另一架馬車——工作流。
如果說協(xié)同平臺是底層技術(shù)，默默無聞的發(fā)揮光和熱，那么工作流則是功能模塊，看得見、摸得著，它形象生動而且無處不在。協(xié)同軟件中真正意義上的工作流系統(tǒng)遠非審批流轉(zhuǎn)那么簡單，而是包括了企業(yè)內(nèi)各項辦公、業(yè)務(wù)和管理活動。
無論是發(fā)布一個通知、審批一項請款、借閱一份檔案還是申購一臺電腦，都是通過一個個工作流來完成的。工作流就像在企業(yè)內(nèi)部鋪設(shè)了縱橫交錯的管道，打通部門和職權(quán)間的壁壘，讓所有的人都以事務(wù)為中心，遵循工作流的規(guī)范和指令，實現(xiàn)團隊的高效協(xié)同辦公。
從令如流——是對工作流作用的最好描述。
華天動力認為，優(yōu)秀的工作流設(shè)計能夠充分的讓用戶體驗出流程之美，讓協(xié)同辦公真正的成為一種快樂，而不是負擔(dān)，那什么是優(yōu)秀的工作流設(shè)計呢？
我們知道，工作流是由表單和流程構(gòu)成的，表單規(guī)定了做什么，流程規(guī)定了怎么做。基于協(xié)同平臺的支持，優(yōu)秀的工作流系統(tǒng)應(yīng)該允許用戶輕松的自定義業(yè)務(wù)流程和表單，配置出符合自身業(yè)務(wù)需求的辦公流程和管理模塊，這要求工作流具有四種極強的特性：
開放性：面向服務(wù)架構(gòu)，能夠和業(yè)務(wù)一起成長，可整合各種流程和數(shù)據(jù)；
靈活性：簡單的設(shè)置就可以適應(yīng)各種個性化需求，讓變化成為計劃的一部分；
易用性：搭建和使用非常簡單，無需編碼和了解底層技術(shù)，全圖形化操作界面；
安全性：具有嚴密、完善的權(quán)限控制機制，確保流程的規(guī)范和數(shù)據(jù)安全。
下面是一個用戶自己搭建“辦公用品”管理模塊的實際案例，這個搭建過程是完全在界面上操作的，不需要編寫一行代碼。
1、建立一個“辦公用品”的功能模塊，并設(shè)置該功能的使用人員和維護人員。
2、建立“辦公用品”功能下的菜單模塊，每個模塊包括兩個關(guān)鍵要素：流程和畫面，以規(guī)定該項工作的辦理過程和規(guī)范，如下圖示：
流程是由節(jié)點構(gòu)成的，節(jié)點就是每一個審批動作的名稱，如校對、會簽、分發(fā)、審批等。每個節(jié)點都包含相應(yīng)的操作權(quán)限，如打印、修改、回退、蓋章等，表示審批人在該節(jié)點可以進行哪些操作。
節(jié)點必須具有一項非常、非常重要的品質(zhì)，那就是可以靈活的進行條件跳轉(zhuǎn)，即根據(jù)不同的條件（如金額、崗位、部門、時間等的不同），選擇不同的流轉(zhuǎn)方向。這樣的好處是可以大大節(jié)省管理員設(shè)置工作流的工作量，一種類型的工作只設(shè)置一個工作流即可滿足所有人使用。
如下圖示的辦公用品采購流程，當(dāng)采購金額為1000元以下時，審批流程為申請人-部門經(jīng)理-采購部辦理；當(dāng)采購金額等于大于1000元時，審批流程為申請人-部門經(jīng)理-行政經(jīng)理-采購部辦理。
至于表單，它看起來簡單，但內(nèi)部機關(guān)很多。因為它除了格式的設(shè)計外，還包括單元格讀寫權(quán)限設(shè)置、查詢條件設(shè)置、排序設(shè)置、系統(tǒng)按鈕設(shè)置、表單關(guān)聯(lián)設(shè)置等。這一系列設(shè)置規(guī)定了表單的使用規(guī)范，提高了使用者的便利性，也使不同的表單（相當(dāng)于不同的模塊）之間關(guān)聯(lián)起來，比如采購單的數(shù)據(jù)直接寫入到庫存中，領(lǐng)用單的數(shù)據(jù)直接從庫存中扣除。
如下圖示，在填寫采購申請單的時候，可以直接查詢庫存和物品。
將所有菜單模塊中的流程和畫面做好后，你就得到了一個完整的“辦公用品”管理模塊，如下圖示：
可見，真正意義上的工作流系統(tǒng)非常強悍，它讓協(xié)同軟件的用戶可以關(guān)注于業(yè)務(wù)的優(yōu)化和變化，而非開發(fā)技術(shù)，就像變魔術(shù)一樣搭建出各種適合自己的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、辦公、決策一體化管理，這正是協(xié)同軟件應(yīng)用的最高境界——隨需應(yīng)變。
