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[CIO時代]OA系統全解11：郵件的新用法
[CIO時代]OA系統全解11：郵件的新用法
電子郵件是OA系統最古老的功能之一，它也曾經是網絡溝通的主要平臺，卻隨著各種新興通訊工具的出現而逐漸沒落。在中國，這種沒落顯得更加徹底，想一想，你有多久沒有收發電子郵件了？
那么，OA系統還有必要保留電子郵件這個功能么？
在華天動力等國內領先的OA系統中，電子郵件的功能仍然是標配。我們調查后認為：OA系統中的電子郵件功能的確不是很常用，即使目前對電子郵件使用較為頻繁的用戶，大多也沒有通過OA系統來收發，而是使用獨立的郵件平臺或工具。但因為還是有很多用戶使用OA系統來收發郵件，所以這個功能還必須保留。
用戶為什么要在OA系統中收發郵件呢？最重要的原因就是統一、方便、安全。我們知道，OA系統是企業內部的溝通和通信平臺，OA系統的通知、短消息、文件傳遞等功能就相當于企業的內部郵件。而當與企業外部人員聯系時，通常需要使用電子郵件，這時候，通過OA系統來收發，就非常直接和方便，因為不需要切換平臺，同時也可以對電子郵件進行統一的檢測和安全防護。
通過OA系統收發郵件還有另一個重要原因，那就是可以實現外部郵件和內部郵件的整合。比如在華天動力OA系統中，對于接收到的外部郵件，可以直接通過短消息的方式轉發給內部員工，實現了內、外部信息的有機整合，在實際辦公中非常有用。
當然，OA系統廠商為了提升郵件功能的適用性，還做了很多努力。如華天動力OA系統還支持多郵箱賬號和部門郵箱，部門郵箱就是一個很有用的功能。舉個例子來說：OA系統管理員可以設置一個“應聘郵箱”，賬號由人力資源部管理，部門內的員工和主管領導都可以登陸這個郵箱查看應聘信息。對于優秀的應聘信息，則可以直接通過短消息轉發給相關部門。
另外，華天動力OA系統還具有一個“分別發送”的功能，在向多個人群發郵件的時候，接收方的郵件卻是彼此獨立的，每個人看到的接收方只有自己，而看不到其他接受人員，這種設計對于發送郵件的私密性非常有幫助。
在OA系統中，電子郵件還有一個作用，那就是用于各種信息的提醒，比如待辦任務、待批文件、待閱通知等。華天動力在OA系統中提供了郵件接口，實現了OA系統和其他功能模塊之間的整合，使OA系統能夠自動發送郵件提醒。
顯然，電子郵件作為OA系統的一種輔助性應用，還是有其存在的價值。至于這個價值有多大，關鍵還在于企業怎么用了。
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