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[ CIO時代]OA系統全解29：工作流駕到
[ CIO時代]OA系統全解29：工作流駕到
工作流管理是OA系統應用的絕對核心，沒有之一。
工作流是OA系統中最復雜、最有技術含量的一項功能，它最能夠代表一個OA系統的設計水平。我們無法在一篇文章中介紹清楚工作流技術的所有內容，只能從總體框架上來了解一些要點。
以有“工作流管理專家”之稱的華天動力OA系統為例，我們將工作流分為流程類型、流程模板、流程設置、流程審批、流程管理這5個部分。
1、 流程類型
所謂流程類型，簡單的說就是用戶對一件工作的辦理方式和過程。在華天動力OA系統中，提供了10種流程類型可以使用：固定流程、自由流程、自由順序流程、分支流程、并發流程、半自由流程、震蕩流程、直到流程、承辦流程和無流程。
這10種流程既可單獨使用，也可組合使用，可以滿足用戶各種復雜的流程管理需求。
目前，優秀OA系統中的流程管理早已超越了行政審批的范疇，已經被越來越多的用于業務流程管理，包括預算管理、項目管理這樣的復雜流程。
2、 流程模板
流程模板就是在流程中流轉的表單或文件，華天動力OA系統提供了三種類型的流程模板，包括：
文檔型模板，如Word/WPS格式的文檔，用于各種文件的審批，能夠實現在線編輯和痕跡保留。
表單型模板，如借款單、請假單這樣的電子表單，用于表單類的審批，能夠方便的對表單中的數據進行統計匯總。
簽批單模板，同時包含文本文檔和電子表單兩種類型，用于既要審批文件內容，又要審批表單內容的流程，比如合同審批。
這三種模板類型滿足了用戶的各種審批要求。
3、 流程設置
流程設置就是讓流程按照設置好的規則，自動化、智能化、規范化的流轉。
以條件跳轉設置為例，流程能夠根據表單中崗位、審批人、數值等內容的不同，自動選擇流向，而無需人工干預。比如當借款金額為5000元以下時，流程不需要總經理審批，達到5000元時，必須經過總經理審批。
這樣設計的好處是既可以保證流程的正確性，又可以大大減少流程數量，避免流程混亂，降低管理人員的工作強度。
4、 流程審批
當流程到達時，OA系統會有各種方式提醒審批人盡快審批，包括系統內部的短消息、彈出窗口、手機短信等等。審批人可以進行同意、否決、回退、加簽、填寫意見、修改內容等各種操作。
審批人可以在文檔或表單上插入電子印章或個人簽名，如果有特殊情況無法審批，則可以設置一個審批代理人，在指定時間內，由代理人代為審批，自己同樣可以在系統中看到全部審批過程。
5、 流程管理
流程審批中和審批后，管理人員都可以行使一系列管理職能，比如審批中的審批監控、審批催辦，審批后的報表統計、文件分發和歸檔等。
這里面報表統計是一項非常非常重要的應用，在華天動力OA系統中，各種表單審批完成后，可以即時生成各種類型的統計報表，為管理層提供精準的數據支撐。比如統計一個階段內各部門的費用情況、合同金額等，使用起來極為方便。
OA系統中的工作流管理應用博大精深，且不斷進步，比如目前在數據整合和手機審批上的需求就非常旺盛。
數據整合是老生常談的問題了，在OA系統中，借款單和報銷單、費用單和預算單、請假單和休假單的數據必須能夠有效的整合，才能夠將全部辦公流程融會貫通，實現消除信息孤島，減少重復工作，大大提升工作的效率和質量。
手機審批則是近些年來興起的應用，用戶已經不滿足于通過PC來審批流程，而是通過更為便捷的手機來審批，在這方面，優秀的OA系統都已經具備了成熟而完善的方案。
最后要說的是，因為工作流的功能非常復雜，所以易用性設計也就顯得難能可貴，否則系統管理員很難設置和維護好，使用者用起來也很不方便，那就達不到預期的效果了。
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