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[中國軟件網]用好OA辦公系統的5個關鍵詞
      對于如何選購OA辦公系統的文章,我們已經見到很多。但對于如何用好OA辦公系統的討論,卻非常少見。

      帶著這個問題,筆者采訪了華天動力OA辦公系統的項目總監張明先生,請他以華天動力OA辦公系統數千家客戶案例為基礎,為我們分享一些成功的經驗。

      要想用好OA辦公系統,張明為我們總結了5個關鍵詞:產品、實施、制度、管理層、習慣,他對著5個關鍵詞進行了詳細的解讀:

      1、 產品

      要想用好OA辦公系統,首先要選好OA辦公系統,只有選擇了正確的,適合自己的OA辦公系統,才能夠給使用提供保障。

      如果系統的穩定性差,那么就會經常掉線,甚至丟失數據,導致使用不暢;如果系統的易用性差,那么使用起來就會很不方便,引起大家的抱怨和反感;如果系統的功能不適用,那么就要經過大量的二次開發,增加實施周期,讓人失去耐心和信心;如果系統的開放性差,那么就無法隨需應變的升級和拓展,無法滿足企業發展的需要。
 
      2、 實施

      有了好的產品,還要有好的實施。一個企業不可能使用OA辦公系統的全部功能,必須將自己的常用功能和重點功能挑出來,然后本著先易后難的原則來實施。

      張明認為,OA辦公系統的實施不應該拖得太久,應該先把常用的、簡單的功能用起來,讓員工感覺到方便,并熟悉這個系統,然后再慢慢啟用較為復雜的功能,這樣才能夠水到渠成的讓員工接受,正所謂“一鼓作氣,再而衰,三而竭”。

      另外,OA辦公系統和企業原有的管理理念、辦公方式可能會產生一些摩擦甚至沖突,還有可能會觸及一部分人的利益。這就需要實施者平衡好各方面的關系,平衡好效率和規范的關系。OA辦公系統和企業管理之間不是誰服從誰的的問題,而是互相協調、融合、優化的關系。
 
      3、 制度

      系統實施完畢后,需要企業制定相應的管理制度予以保障,這個制度也就是使用OA辦公系統的方法、規范和獎懲措施等。

      對于每一項使用到的功能,制度文件都應該詳細介紹其操作方法、使用對象、責任人,對某些功能還要有獎勵和懲罰的措施,如流程怎么使用,文件怎么共享,日記怎么考核等,讓員工明確的了解系統的使用方式和規范,這個制度既要約束,又要鼓勵。

      張明說,如果企業不知道應該怎么做這個規范,可以向廠商咨詢,因為華天動力等一線的OA廠商都有一些通用的模板可以借鑒。
 
      4、 管理層

      有了制度之后,關鍵在于能否執行到位,而能否執行到位,關鍵在于管理層的行為。

      OA辦公系統的使用,非常依賴于管理層的帶動作用,如果管理層不重視、不好好使用,那么員工就沒法用好。

      雖然OA辦公系統提供了開放、扁平化的溝通平臺,但如果員工發表的意見、建議和分享總是得不到上級的反饋,那么員工就會心灰意冷,再也不愿意在系統中表達了。雖然OA辦公系統提供了便捷的電子化審批方式,但如果領導總是不及時審批,還需要多次打電話催促,那么也會嚴重打消員工使用系統的積極性。
 
      5、 習慣

      在做好以上四點之后,員工就會養成使用OA辦公系統的習慣,從陌生到了解,再到熟悉,再到習慣,那么就可以說員工已經很好的適應了OA辦公系統,這時候員工會覺得非常的方便和高興,OA辦公系統也就順暢的運行起來了。

     張明說,企業應該通過各種措施,培養員工使用OA辦公系統的習慣。這些措施中既有硬性的(包括制度和技術上的約束),也有軟性的(包括各種獎勵措施),只有軟硬結合,才能保障OA辦公系統的順利使用。
關鍵詞: 華天 OA系統 如何用好OA
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