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[網界]CIO談OA系統(tǒng)選型（二）：易用定成敗
當前，隨著OA辦公系統(tǒng)市場的不斷發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)的應用被CIO們廣泛探討，關于易用性的話題也從未斷過。對于OA辦公系統(tǒng)而言，易用性是衡量其優(yōu)劣的重要質量指標。作為業(yè)內最早提倡易用性設計的廠商，華天動力也曾多次提醒CIO們，易用性在很大程度上決定了OA項目實施的成敗。
絕大多數CIO們都認為，企業(yè)信息化需要讓組織全體員工包括領導都真正參與進來，尤其是日常辦公中必不可少的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)。但大部分組織內部人員年齡跨度較大，每一代人對操控性的概念和需求都不同，比如60后的領導對電腦操作不熟練，70后喜歡用鍵盤，而80、90后喜歡用觸摸屏操作，眾口難調，這就給OA辦公系統(tǒng)的易用性帶來了很高的要求。
對CIO們來說，操作復雜異常的OA辦公系統(tǒng)也意味著更高的培訓成本。如果OA辦公系統(tǒng)的易用性較差，就要對使用者進行集體培訓。而這個培訓成本無疑是比較高的，包含時間成本、財務成本、人工成本、硬件成本等等，每延誤一天的時間，消耗的成本都是十分高昂的。而易用性不高的系統(tǒng)僅教會企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費很長一段時間，更不要說讓企業(yè)全體上下熟練運用。很多企業(yè)就因為系統(tǒng)操作太復雜無法全員化使用而最終放棄。
既然OA辦公系統(tǒng)的易用性如此重要，那么什么是OA系統(tǒng)的易用性，怎么科學評價OA易用性？這是需要深度思考的問題。有CIO說，易用性就是客觀的評價用戶流暢使用OA軟件所付出的努力程度。如果用戶能很容易熟練操作OA系統(tǒng)，則說明該軟件的易用性較高，反之易用性較低。
對此，也有國內的OA廠商表示贊同，并進一步補充，如華天動力就表示：OA辦公系統(tǒng)易用性是先進復雜的技術平臺和“用戶導向模式”支撐下的靈活易用。只有在真正滿足了用戶功能需求的基礎上，才能追求不斷完美的用戶體驗需求，才能實現真正的易用性。而良好的易用性設計可以讓OA系統(tǒng)順暢的融入企業(yè)。
以華天動力OA為例，為了降低操作的復雜，華天動力OA的界面設計頗費了一番功夫，使用類似Windows窗口的設計視圖，通用性強，友好、直觀；功能菜單詞義精準，無歧義，容易理解，所見即所得；而且，用戶還可以利用系統(tǒng)自定義，功能擺放符合用戶的習慣，常用功能、快捷操作和重要信息放在首頁明顯位置，用戶能快速的找到所需要的功能；用戶可自定義桌面，將自己常用的功能放在顯要位置。
此外，華天動力還采用模板化設計，界面風格完全一致，相似功能如消息、文件、新聞、通知、公告等操作一通百通；而且系統(tǒng)操作統(tǒng)一，各項功能中涉及到的附件上傳、人員選擇、提醒設置、流程設置等操作方式完全統(tǒng)一；系統(tǒng)內各控件的使用也完全一致，如文本輸入區(qū)控件、日期控件、office控件、表單控件完全一致；相關操作可以一通百通。
一些功能細節(jié)的處理也彰顯華天動力OA易用性的獨到之處：在重要的輸入框、較難的操作和審批流程界面有在線提醒信息幫助；在部分輸入框具有默認設置，無需設置即可直接使用。華天動力OA還支持類似QQ的即時通訊軟件，溝通更便捷，無需頻繁的登錄WEB版系統(tǒng)，也可以完成收發(fā)文件、消息等常用工作；批表單時，華天動力OA還可以自動插入簽名、簽章，無需手工插入，等等。
如今，OA辦公系統(tǒng)整體的功能在不斷的延伸，但CIO們對它的易用性要求仍在不斷提升。事實上，CIO們渴望的是安裝和操作更趨簡單化和傻瓜化的OA辦公系統(tǒng)。對于OA辦公系統(tǒng)廠商來說，則需要在產品研發(fā)時，將復雜留給自己，將靈活、易用、實用留給用戶，為用戶提供一個具體操作“零手冊”，充分實現“所見即所得，所想即所見”的軟件，才能徹底屢獲CIO們的芳心。
