有需求就有市場，在OA的市場亦是如此。隨著信息通道的暢通，科技技術的進步，經濟的發展，中國企業千千萬萬，從小微型到中大型，各類企業的繁盛催化了內部信息化管理通道的必要性。OA作為辦公自動化軟件大行其道。
有市場的地方就有博弈。對于OA廠商來說，客戶的選擇就是生死大事。以什么樣的產品吸引客戶，不同的OA廠商手法也不一樣。一線OA品牌不管是產品、技術、還是服務都是佼佼者；二三線OA品牌也可以小范圍的獲得一些客戶的信賴。但是對于更多新興的OA廠商，另辟蹊徑并不容易。
在這其中，許多OA系統的選型陷阱暗藏其中。這些陷阱或許是OA廠商有意的設置也或許是企業不注意的結果。今天的調研報告就從選型出發盤點一下這些年企業OA選型中遭遇的那些陷阱。
一．OA選型中都有哪些陷阱？
1. 功能越多越好
許多OA選型的企業都會追求“大而全”。而這恰恰是不對的。OA系統的選型是契合當下企業的辦公需求，而這需求要看應用OA系統企業所在的行業以及企業發展所在的階段而定。
不同的企業發展階段的OA需求各不相同。以初創企業來說，這個階段企業單位要求OA系統功能功能要多但要簡單,滿足以后發展所需；發展中階段的企業單位最為關注粗放管理向精密化管理模式發展；成熟階段(集團)企業單位度OA的需求就更加多樣化了。
不同的行業OA需求也各不相同。政府單位機構、醫療行業關注的OA改善溝通、促進企業的文化建設；金融行業、教育行業等更關注OA在指示共享、提升學習能力方面的作用；制造行業等更專注OA是否能夠有效減少日常運營成本的作用等等。
由此，OA選型并非功能越多越好，越全越好。
2. 專項定制
近年來為了迎合市場上一部分企業的特殊需求以及自身的“高端”定位，OA廠商推出了“專項定制”OA系統的服務。
具體的做法應該是：企業在選型OA時，把空的需求表單發給企業各部門，整理一段時間后收集上來，對各部門的需求進行匯總歸納，形成總體的需求概況方向；然后整理出一個非常全面但缺乏個性需求考慮的需求作為標的文件，然后讓OA系統廠商去做文件。
這樣的做法貌似解決了所有部門的需求問題，但實施證明，這樣定義出來的OA系統，最終實施時都面臨整體與企業個性化需求、復雜與易用、很多具體功能使用不起來等沖突。更不用說專項定制的時限、費用問題。
專項定制并非完全不適用，這要看企業的需求。大部分企業的需求都應該是在標準化的產品基礎上的小部分需求定制。而不是一味追求特殊化，高端而掉入了廠商的“專項定制”陷阱。
3. 免費陷阱
雖然大家都明白“天下沒有免費的午餐”這項基本原則。然而免費仍然是新興OA廠商吸引客戶的主要方式。在搜索引擎中搜索“OA”，不乏許多號稱免費OA搜索結果出現。
凡事總是有利有弊，既然企業享受了“免費”的好處，總要在其他地方承擔“免費”帶來的問題和風險。在免費的前提下，企業也要考慮功能是否適用？確保企業信息是否安全？確保企業正常的服務和售后，打著免費旗號被企業選中，后期沒有服務和售后的OA系統使用起來會非常痛苦；最后很關鍵的一點，能不能免費到底，是不是一開始打著免費的幌子，在實施中，服務中埋著收費的陷阱。
所以說單以價格論系統好壞是錯誤的想法。從這個理論上來說，純粹追求廉價或者免費的方法顯然是錯誤的。從此延伸開來，價格越高越好的OA系統是不是最好的呢，實際上也并不盡然。
4. 廣告即產品
企業在選購OA辦公系統時，會向廠商索取產品白皮書、解決方案或PPT之類的介紹資料，以便全面的了解產品。這件事本身沒有錯，但如果你完全相信這些方案，那么就可能犯下大錯。
這是因為，方案書是廠商精心編輯、潤色出來的，它只是一種“廣告”，描述的是一種“完美”的系統和應用，性能強大，無所不能。但實際上，這些方案書中的很多內容都是理想化的，要么無法實現，要么需要極高的成本才能實現。因此，看方案需要理性，別被表面的漂亮所迷惑，而要認清其中的浮夸、牽強和務虛。如果一個方案通篇大談什么管理理念或理論，卻對自己的產品簡要略過，那就更要小心。
二． 如何正確的進行OA選型？
OA系統的使用關系到企業全員的使用體驗，好的OA選擇能夠事半功倍，皆大歡喜；不好的OA選擇，會讓企業在信息化方面走上很多彎路，所以OA選型需要謹慎進行。那么又該如何正確的進行OA選型呢？本次調研報告綜合了許多OA選型企業的經驗，梳理了一些必備的OA選型“套路”，以免企業未來少走彎路。
1. 品牌為先，綜合考量選型
OA行業經歷二十年的發展，品牌格局已經基本穩定。品牌影響力可以反應出產品質量、功能應用成熟度、售后服務等方便能力的強弱，企業用戶通過品牌可以更便捷的對OA做出綜合評價。有數據顯示，品牌影響力已經是采購OA的首要考量因素。
除了品牌之外，影響OA選型因素的還有OA的技術架構，OA產品的開放性、易用性等；產品使用體驗、OA的價格等等；總之，OA選型是一個以品牌為先，各方面因素綜合考慮的過程。以此為基準，本章梳理了近些年來OA市場上較為主流的七大OA系統（如表格所示）：
這七個產品是：泛微、致遠、華天動力、金和、藍凌、通達、萬戶。
1）、泛微
泛微OA可能是行業內知名度最高的產品，品牌形象非常的高大上。說是產品，其實是以項目化銷售為主，擁有很強的市場推廣和公司運作能力。
2）、致遠
致遠OA應該是行業內最有背景的產品，因為他的創始人來自用友軟件，現在仍然是用友的投資公司。產品中規中矩，沒有太明顯的優勢和劣勢，各項功能比較均衡。
3）、華天動力
華天動力OA可能是行業內性價比最高的產品，產品的實用性、易用性、開放性非常好，擁有領先行業的三大核心技術：工作流、統計報表、開放平臺。
4）、金和
金和OA可能是行業內最有故事的產品，早期以董事長先生自創的“精確管理”理念為旗幟，同時走高端路線和低端路線，但產品口碑并不好，現在企業正在轉型中。
5）、藍凌
藍凌OA應該是行業內最會做項目的產品，因為他并不提供標準化的OA產品，而是“知識管理解決方案”，客戶主要在華南地區。早期產品采用LOTUS平臺，現在又引入了JAVA平臺。
6）、通達
通達OA可能是行業內人氣最旺的產品，擁有數量龐大的正式授權用戶，以及破解版用戶。前些年，通達OA采用開源的PHP技術，功能齊全，價格低廉，使用簡單，現在開始向中高端轉移。
7）、萬戶
萬戶OA可能是行業內最低調的產品，以門戶開發和OA項目為主營業務。產品比較簡單，通常在實施時根據用戶需求進行定制開發。
2. 理清需求，時刻做好溝通
企業要用好OA系統，首先要確定自己的需要，包括當前的核心需求以及未來幾年的潛在需求。需求確定要具體、集中，不要泛泛，比如我就想提高工作效率。這些需求不清楚是無法選擇適合自己的OA的。
OA系統實施之后經常會遇到的一些典型問題如流程梳理、管理對接、系統設置、需求變更乃至二次開發等。其中最困難的兩個問題恐怕還是管理對接和需求變更，前者是如何將OA系統與企業的管理實踐完美融合，通過OA系統實現管理制度的落地和保障執行。后者是如何對需求變更進行有效的管理，既確保項目的順利實施和按期交付，又滿足用戶合理的個性化需求。
OA系統的應用應該循序漸進、堅持不懈。它要完全融入企業需要一個過程，不是一蹴而就的。只有按照既定的目標，一步一步去實現，才能夠達到預期效果。另外，OA系統只是一個工具，首先需要企業有正確的組織文化和管理制度，指望OA系統來變革企業管理是不現實的。它只能是協助企業管理，完善企業管理，提升企業管理。它需要企業至上而下持續的支持和堅持。
不管是什么問題，解決之道都在于溝通，包括廠商實施人員和企業項目主管間的溝通，以及企業內部各相關人員的溝通。溝通建立在坦誠和理解的基礎上，只要溝通順暢了、到位了，那么問題就容易解決。
3. 充分試用，把握OA核心功能
不要完全相信方案，那么相信什么呢？產品。只有認真的研究、測試產品，才是了解一個產品最有效、最直接的辦法。
在OA軟件行業，有遠見的廠商一直在大力提倡和鼓勵用戶試用產品，比如泛微、華天動力等。以華天動力OA系統為例，其在線試用功能無需填寫任何試用資料即可進行。企業不妨結合這種試用手段，將自己的核心需求，將代表性的流程、表單、報表等功能試用一下，再看看操作是否容易上手。如果感覺差不多，就可以和廠商進一步溝通，如果差距太大，那么就可以放棄了。
當然也有一些選型者在試用的過程中更加搖擺不定，總覺得哪種功能都好。這個時候就需要把握自己的核心需求了。選型者必須帶著目的和問題去試用，這樣才有針對性，才能和自己的需求相匹配?？赡苡械南到y看起來不錯，卻并不適合自己。
4. 正確估算成本，不做一錘子買賣
很多客戶的CIO或者信息化負責人，在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預算和供應商的報價，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
OA辦公系統不是一次性投資，而是一個持續的投資過程，除非你采購系統后，對系統不做任何的改動，也不需要任何服務。對某些企業來說，系統使用的后期成本都可能會超過采購成本，這都是正?，F象。
會有哪些后期成本呢？主要是實施的成本、二次開發的成本、增加用戶賬號的成本，以及正常服務的成本。中國企業交納服務費的意識非常淡薄，因此主要成本還是集中在前幾項。對選型者來說，必須清楚的了解這幾項成本的構成，以及收費方式，提前做好預案和準備，否則當后期廠商提出收費的時候，就會非常被動。
關于OA軟件選型過程中的采購成本，行業內的潛規則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。選擇產品競爭力強的產品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價產品，和盲目追求高價格以尋求心理保障，都是不可取的。
除了常見的陷阱導致的一些企業OA選型失敗，以至于企業OA系統完全不適用或者用不起來之外，也有一些企業個人的作風會影響OA系統選型，比如輕聽輕信，盲從品牌等。對于全員信息化建設第一臺階的OA系統建設，CIO們不可輕視，多聽多看多查，堅持選型有理有據，做好OA選型也并非難事。
