談到應用孤島,可能大家會有些熟悉又有些陌生。會思考應用孤島和常見的信息孤島是一樣的嗎?是否也應當如解決信息孤島問題一樣,選擇OA辦公系統如何加以解決?

信息孤島指的是企事業單位中與信息共享之間的矛盾。不同的信息以不同的結構(如EMAIL、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔)存在,而這些信息缺乏能夠將其相互連接的渠道。以至于數據被封存并缺乏應有的關聯,從而給企業獲取有用信息帶來很大障礙。而應用孤島則是和業務整合之間是相互矛盾的。行業不同規模不同,則管理需求也就不盡相同,所以引入了不同的應用系統軟件。但由于它們無法面向整個的業務過程,各個系統之間也難以緊密集成,使得企業的業務被這些“各自為政”的系統分隔開來,因此企業不得不花大量的人力、物力在不同的應用系統之間切換,造成企事業單位運營效率低下和反應遲緩。
那么企事業單位應如何解決應用孤島問題?
應用孤島的問題不但影響到機構成員的正常辦公過程,還會影響到整個機構的效率,尤其是很多大型的機構,更需要迫切的解決這方面的問題,而OA辦公系統無疑是解決應用孤島問題的最有力的武器。以華天動力OA系統為例:
華天動力OA系統日常費用管理中的數據整合可以與U8 ERP系統,金蝶財務系統等進行相關的數據整合;將OA系統中填報申請并最后審批通過的財務相關的費用報銷單、差旅費報銷單等相關數據按需求對應寫到U8 ERP系統或者金蝶系統中相應的財務模塊的記賬憑證中去,將OA系統的審批功能和U8 ERP系統(金蝶系統)財務業務數據管理功能充分有效的進行了結合,可以很大程度的提高財務數據管理方面的工作效率。
案例:北京和信瑞通電力技術股份有限公司
北京和信瑞通電力技術股份有限公司將OA系統中費用報銷單中的流水號、制單日期、審核日期、附件張數、摘要、會計科目、借方金額、貸方金額、數量(借方/貸方)、單價、個人(報銷人)、部門,這些字段寫入U8系統中的記賬憑證中去;在U8系統中可對領導審批通過的相關費用報銷數據進行管理。費用報銷單中對應填寫相應的數據,其中流水號對應U8系統中的字號,以及明細表中的摘要信息、會計科目、借方金額也對應U8系統中的相應字段。當費用報銷單審批通過之后,將其對應信息通過觸發程序把數據傳輸到U8系統的記賬憑證表中,生成相應的數據信息。
OA系統中費用報銷單界面:
當客戶打開U8系統之后,點擊相應的數據就能查看通過OA系統生成的記賬憑證,達到了避免重復錄入數據的作用,節省了相應的工作量。實現了OA系統和U8系統的對接功能。
U8系統中的財務模塊的記賬憑證界面:
總而言之,管理層不要忽視應用孤島問題,而應當借助“好用的”OA軟件加以解決。
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