在政府部門的日常工作中，需要接收和制作大量的公文和資料，這些公文和資料在使用過后，根據歸檔要求經過整理后就變成了檔案。隨著政府工作的日益規范，各部門工作人員往往要回過頭來查詢相關檔案作為依據，以便于工作的順利開展。
但是檔案查詢相對來說也不是那么簡單的，主要有兩個原因，一是要經過借閱審批程序才能夠進行檔案查詢，二是目前檔案以實物為主，查詢起來速度較慢。如果遇到查詢的文件和資料是還沒有被歸檔整理的話，查詢起來就更加麻煩，甚至存在一時半會找不到的情況。
其實上述問題的根源在于檔案的收集整理沒有完全實現數字化，特別是在初始的文件和資料使用階段沒有進行數字化處理，這也是實物檔案在日常工作中所面臨的一些現實問題。
華天動力政務版
OA系統提供了完善、便捷的數字化檔案管理功能，從接收和印發公文的時候就將文件進行數字化處理錄入OA系統，數字化文件使用完畢后，檔案管理員可以在政務版OA系統的檔案中心對這些文件進行整理，錄入數字化檔案館，實現電子檔案和實物檔案一并保存，查詢、借閱更加方便快捷的目標。下面就為大家展示一下華天動力政務版OA系統檔案中心的常用功能。
檔案設置
檔案中心在正式使用前需要系統管理員先進行基本設置，包括建立檔案密級、保存期限、檔案管理員、類目維護和案卷維護等等。檔案管理員擁有檔案中心管理的全部權限，可以設置負責檔案管理的工作人員賬號為檔案管理員。系統管理員根據相關要求設置后檔案密級選項（如公開、秘密、機密、絕密等）、檔案保管期限（默認為短期、長期、永久，亦可修改為10年、30年、永久），按照檔案建立的具體情況設置類目的層級，創建類目名稱、選擇父類目和類目管理員，然后建立案卷編號和名稱，并設置案卷年月、存放位置，選擇案卷的所屬類目、保存期限和密級。
檔案維護
檔案管理員在
OA系統檔案維護模塊點擊已有類目下的案卷名稱后，點擊新建檔案按鈕即可新建檔案。在新建檔案時需輸入檔案的編號和檔案的名稱，存儲的方式可選擇紙質存儲或者電子存儲，若選擇電子存儲，則需上傳電子文件，而所屬案卷、保存期限和密級會根據點擊的案卷的名稱自動帶出所屬案卷的相關信息。在OA系統檔案維護中還可以對在庫的檔案進行修改和銷毀操作。
檔案瀏覽
檔案管理員可以在
OA系統檔案瀏覽模塊下查看本單位的所有檔案，可通過檔案編號或者檔案名稱對檔案進行排序，還可通過存儲方式和狀態對檔案進行篩選，還可以直接通過檔案名稱進行搜索。
檔案借閱
需要借閱檔案時，借閱者登錄政務版
OA系統之后在檔案中心的借閱模塊發起借閱申請，借閱者需要填寫借閱事由并選擇申請借閱日期和歸還日期，供檔案管理員審批時查看。檔案管理員可以在OA系統借閱審核模塊下查看普通用戶發起的借閱申請，做出同意借閱或不同意借閱的選擇，當同意借閱時，管理員需要選擇相應檔案并借出。
借閱歷史
檔案管理員可以在
OA系統借閱歷史模塊查看所有用戶借閱的檔案記錄，并可將借出的檔案收回。管理員在查看OA系統檔案借閱歷史時，可以通過借閱人和檔案名稱進行搜索。
檔案銷毀記錄
在
OA系統檔案維護下銷毀的檔案可以在檔案銷毀記錄下查看，被銷毀的檔案會記錄銷毀人和銷毀日期，并可通過檔案名稱進行搜索。
通過上述介紹，相信大家對于華天動力政務版OA系統的檔案中心已經有了一個相對完整的初步認識。在華天動力政務版OA系統的檔案中心管理下，所有錄入系統的電子文件都可以轉化為數字檔案，不論在保管、瀏覽、借閱還是銷毀上，都可以實現高效便捷的管理，對于進一步提升檔案工作效率有著十分積極的作用。
OA系統：
http://www.medical-food.com.cn/
