檔案是機關事業單位公務活動的真實紀錄，對于規范機關管理、提高機關工作效率具有重要意義。總體上，機關檔案包括：文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；機關履行行業特有職責形成的專業檔案；照片、錄音、錄像等音像檔案；業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案；印章、題詞、獎牌、獎章、證書等實物檔案等。用
OA系統能讓看似雜亂的檔案管理立刻規整清晰起來。
一些機關事業單位在檔案管理具體工作中，還存在檔案管理手段落后，檔案歸檔不規范等問題。比如，有的職能部門為了使用方便，將本該統一歸檔、集中保管的檔案資料分散保管，使用檔案的人員在借閱檔案后沒有及時歸還檔案管理部門，導致檔案內容不全、材料分散等情況時有發生，嚴重影響了檔案的完整性。
華天動力政務版
OA系統具有完善的檔案管理功能，可以提供涵蓋檔案收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等全生命周期自動化管理。在兼顧協同化、移動化的同時，讓檔案管理工作更規范、更高效、更安全、更全面。
首先，檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與利用檔案過程中要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。華天動力政務版
OA系統符合國家檔案局第13號關于《機關檔案管理規定》標準，可對檔案全宗、類型、屬性實現自定義配置，自由賦予信息屬性，適應個性化的檔案分類管理以及管理不同門類檔案的需要，全面實現各類檔案集中管理的要求。
政務版OA系統具有專業的檔案自動編號、標引、注冊與注銷等管理功能，
OA系統中檔案注冊后可自動生成歸檔編號、統計文件數及頁數等信息，支持檔案的批量錄入、導入以及批量上傳、掛接，自動生成封面背脊、目錄等檔案表格，支持條形碼、二維碼、電子標簽功能，賦予每一份檔案唯一的身份特征，從而實現檔案管理的高效化。
其次，關于安全化，華天動力政務版OA系統可全面記錄用戶借還登記、操作日志等使用行為，OA系統中所有檔案資料均可發起流程，方便借閱、歸檔、注銷等業務辦理，可對實體檔案進行借用審批，支持批量辦理借閱、歸還與發放登記。對于沒有內容閱讀權限的電子檔案，也可通過發送借閱申請來獲取閱讀權限。
OA系統中所有用戶行為均有后臺監控，每一份檔案都有詳細的用戶操作記錄，圖片、Office、PDF等格式文件均有水印防擴散功能，加注閱讀屏幕水印，最大限度避免了檔案被惡意擴散、盜用，減少丟失風險。
最后，檔案管理的協同化則是政務版協同OA系統最大的亮點，它提供檔案從錄入、掃描、上傳、移交到歸檔的全面流程化，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，
OA系統也要求檔案人員積極參與介入此項工作中，誰形成誰歸檔，使檔案管理和電子文件歸檔實際需求變得切實可行。
此外，借助智能報表系統和電子表單，檔案管理人員、主管領導可以隨時在
OA系統報表門戶了解不同時期，OA系統內部各類檔案的管理使用情況，可以隨時查看檔案詳情、了解具體數據分析情況，包括各類檔案的借閱頻率、有多少超期未還、違規使用多不多，以及各類檔案的數量占比等情況。檔案管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間，有效地提升機關事業單位檔案管理的質量和水平。
OA系統：
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