2015年李克強總理在《2015年政府工作報告》中首次提出“互聯網+”戰略,要求“制定‘互聯網+’行動計劃,推動移動互聯網,促進電子政務的發展。后續又對政務改革提出了具體方向:加快國務院部門和地方政府信息系統互聯互通,形成全國統一政務服務平臺。傳統公文在上行、下行傳遞過程中,耗時較長,嚴重影響了事務處理的及時性,并且在傳遞過程中易丟失,存檔后不便于查詢,因此,如何保證公文的順暢流轉以及如何通過技術手段監測公文的有效執行率是目前各級政府機關更為關注的問題。
華天動力8.0版本基于電子公文相關標準,響應《國務院關于加快推進“互聯網+政務服務”工作的指導意見》文件,研發出一套符合法定機關與組織使用的協同辦公平臺,實現了信息資源服務化、業務協同網絡化、督察監管精細化、協調反饋實時化,為我國“互聯網+”的發展貢獻出自己的一份力量。
在過去的公文發文管理中主要存在的現象和問題是:
傳統的公文歸檔工作,以紙質、手工操作為主,如果公文數目較多,可能造成查找與使用工作的效率降低。
文稿在審閱的過程中定會有修改,參與修改人員容易混亂,終稿到打字員處時打字員仍需確認。
由于紙質公文受到管理手段、維護手段等影響,需要大量的人力、物力支持。
紙質公文在上傳下達過程中耗費時間較長,需要通過傳真、郵件等進行傳遞,部分絕密公文更需要專人進行投遞,耗時耗力,安全性不高。
傳遞過程中紙質文件易丟失,且存儲設備年久易損。
華天動力公文發文的特點與優勢:
1. 強大的審批流程設置功能
擁有強大的審批流程,能滿足政務機關幾乎所有的內部審批需要。多變的流程、靈活的審批流程節點,使審批操作方便、快捷,另外,審批相關的設置操作皆以圖形展開設計,使用者可以對功能及操作一目了然。
支持十余種不同類型的流程跳轉(固定、自由、自由順序、條件、分支、并發、半自動,無需審批等流程),且審批動作節點靈活便捷(核稿、會簽、簽發、用印、打印、分發、系統分發、自動存檔等動作)。
2. 先進的公文管理功能
華天不但擁有傳統的公文處理功能,如審批、修改文件、查看流轉記錄、查看流程等,為滿足用戶體驗,方便用戶使用,還在此基礎上進一步優化功能,如手機短信提醒、郵件提醒、手機APP提醒等多種方式的審批提醒;并且支持公文文檔的“紅頭”套用、電子印章、批注留痕。
3. 專業的發文形式設計
完全按照《國家行政機關公文處理辦法》、 《黨政機關公文處理工作條例》 進行公文管理設計,流程采用WORD文檔和HTML表單相結合的方式。其中,收發文的正文均采用WORD文檔格式,便于對文檔進行編輯;而簽批單則采用HTML表單格式,便于對數據進行統計匯總。
4. 共享傳播的多樣性
當發文單需要實現共享傳播時,華天動力OA支持發文單的分發和掛網操作。同時在分發和掛網的過程中,支持"分發簽批單+正文","只分發正文","掛網顯示簽批單+正文","掛網只顯示正文"的操作。這樣,針對不同的發文單,傳閱者可以根據內容的安全性進行有針對性的共享傳播。
5. 先進的公文管理功能
通過項目規則能夠快速建立符合業務邏輯的文件夾樹,極大簡化了工作程序,提高了工作效率。華天不但擁有傳統的公文處理功能,如審批、修改文件、查看流轉記錄、查看流程等,為滿足用戶體驗,方便用戶使用,還在此基礎上進一步優化功能,如手機短信提醒、郵件提醒、短消息提醒等多種方式的審批提醒;支持文檔的痕跡保留功能,輕松查看文件的修改情況;獨具的承辦流程、直到流程,簡化了普通流程的復雜化設計。這些智慧化的設計可以完美實現對公文的有序管理。
6. 多面性
支持正文打印和發文單打印,可以將電子公文轉變成紙質文檔,保證公文的準確性、真實性及完整性。發文庫功能可以實現迅速、全方位的資源共享,使得我們的工作能更高效更快捷的得到處理。
同時華天動力政務版公文發文還能實現和檔案中心、文檔中心、印章管理等模塊的聯動,例如審批完成的公文分發后可實現發文轉收文的功能;審批完成的公文可歸檔到檔案中心,歸檔后只可以在檔案中心查看,其他位置不可查看等等。
華天動力政務版OA公文發文對客戶有諸多好處:
1、 規范性
在過去的公文處理過程中,公文傳送或者通過郵寄,或者是由專人送達,文件接收過程通過多個部門(如收發室等)轉接,有時會出現文件丟失現象。文件下發時,常會出現上下級單位間的越級行為等不規范現象。通過電子收發文件,統一了文件收發出入口,如上行文只能由下級單位辦公室統一出口,各科室沒有發文權限。
2、 時效性
電子公文處理系統將公文處理與檔案管理連接成一個有機整體,電子信息可以重復利用、查詢、統計,亦可快速進行公文地傳送與共享,不僅方便快捷,數據準確;而且快速協同了各單位或各部門間的工作,極大的提高了辦文和辦事的效率。
3、 經濟性
傳統公文大量使用傳真、郵寄等傳遞,運用電子公文流轉后,不僅改變了辦公模式,而且節省了人力資源與設備費用。
OA系統:
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