人事檔案是企業員工信息的載體，
是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據，
是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，
保證人才隊伍素質的重要措施。
因此人事檔案的準確、齊全、完整對企業和個人，
都有著不可替代的意義。
隨著企業不斷的發展，
員工持續增多，
如何高效的管理人事檔案、合同、離職、獎懲、調轉等，
都已成為企業一直急需解決的問題，
為此華天動力協同
OA系統，
根據大量的需求調研以及同諸多資深HR管理者的溝通交流，
研發出人事檔案管理模塊，
為企業提供功能強大、簡單易用的管理平臺。
有這樣一個經典的案例：
廣州某服飾有限公司自2001年成立至今一直經營七匹狼、與狼共舞、馬克華菲等在國內頗具影響力的知名品牌，是七匹狼實業股份有限公司在全國范圍內規模最大實力最雄厚的代理商。公司自2001年成立以來，還先后成立了廣西分公司--南寧某商貿有限公司及海南分公司--?？谀成藤Q有限公司，業務范圍輻射華南區域，是華南地區具有重要影響力的服飾企業之一，也是七匹狼實業股份有限公司重要的戰略合作伙伴，在行業內擁有較高的美譽度。
隨著公司規模的不斷壯大，企業人員的持續增多，其人事檔案建立、離職、獎懲、調動等方面的管理工作顯得日益繁重，出現了
以下問題：
¤ 無人事檔案創建和查找的統一平臺，仍保留原來紙質檔案的存儲形式，信息不全面，查找不方便。
¤ 無法自動檢索未簽訂合同的員工；無法對合同到期前和轉正前的員工信息進行提醒；對于已經到期的合同，續簽和變更不方便。
¤ 員工調轉部門或崗位手續繁瑣，并且無變更記錄的留痕查看；員工的獎懲情況無明確記錄，無法為日后的工作評估提供有效信息。
¤ 無法自動統計員工離職后還有哪些待辦的工作數據；無法記錄員工離職的原因、類型、去向等為人事自我總結提供便利；離職后的人員無法實現重新入職，入職后人事檔案還需二次錄入。
¤ 系統無法根據部門信息內容自動生成組織架構圖，仍需人事人工制作架構圖。
¤ 無法根據系統中的各項數據錄入自動生成多維度的統計報表，以減少HR人員大量的統計工作。
¤ 無法根據實際情況靈活定義字段，致使人事檔案信息內容固定，所需字段無法添加。
¤ 無法實現人事檔案管理權限的劃分，使所有層級的查看者均能查看和修改相同內容。
¤ 無法與審批流形成聯動，如離職、入職、轉正申請無法在審批通過后自動記錄到人事系統中。
為此企業應用了華天OA的人事檔案模塊，幫助實現人事檔案管理的電子化、自動化、智能化，為企業HR人員提供專業和實用的人事檔案管理平臺，減輕其工作壓力。在使用華天協同辦公系統的人事檔案模塊之后，其人事管理人員對華天的專業性給予一致的好評。
我們做了如下變革：
¤ 組織架構圖的自由生成
系統能夠根據部門信息的錄入自動生成組織架構圖，并能生成圖片直接下載用于在各個方面應用。
¤ 人事權限設置
為了保障人事檔案的使用安全，可進行人事的檔案的權限控制。企業可根據實際設置人事檔案的總管理員（如人事部經理），用于管理人事檔案中所有的使用功能；可以根據每個人事部門人員的工作重點的不同，劃分不同的人事權限組，如管理檔案的人員可以修改全部的檔案信息；管理成本的人員可以查看修改人力成本信息等等。系統提供的按人事檔案管理條目進行權限的控制可以精確到人事檔案的每個字段，真正做到不管的數據看不到。
¤ 自定義字段及讀寫
為了滿足不同企事業單位對人事檔案的管理項目的要求，系統不僅提供了豐富的固定信息字段，也支持增加自定義字段，自定義字段支持輸入框、輸入區、日期、下拉列表、單選、多選、可變列表的字段類型，并能夠設置每個新增字段是否必須填寫；在自定義字段創建完畢后可將其選擇放置在哪個頁簽下進行顯示。系統中所有的字段均支持讀寫權限控制、導入導出操作。
¤ 人事信息的創建與快速錄入
HR人員在新員工入職時需要在人事信息中為其創建檔案，所建檔案包括基本信息、學習經歷、工作經歷、職稱信息、職業證書、社會關系、證件副本等內容，其中基本信息中包含員工的基本信息、部門崗位、學歷信息、工作信息、聯絡信息、考勤信息、成本信息等；建立人事檔案時，對于常用的科目，錄入同時保存到科目字典中，下次錄入可快速敏感錄入；系統為人事信息提供數據導入功能，方便HR人員進行初始數據錄入，同時人事信息也可根據不同權限進行導出。
¤ 表單審批后自動錄入
員工在提交入職申請單、轉正申請單、離職申請單，經審批通過之后，系統能自動記錄到人事檔案系統中，無需再進行重復工作。
¤ 人事合同的簽訂與提醒
HR人員可針對人事信息中的人員簽訂合同，設置合同期限以及上傳電子合同附件；系統可自動將所有未簽訂合同的員工列出，方便HR人員對其簽訂合同；對于合同到期的員工，可以選擇進行續簽，其每次續簽合同都會在合同信息中生成續簽記錄；HR人員還可提前設置合同到期前和轉正前多少天以消息提醒的方式提醒給人事管理員以及主管上級人員。
在每次簽訂合同時，系統會自動把該員工的全部合同歷史展現出來，作為本次續簽的參考。
¤ 人事檔案的變更
針對企業中的人員調動，HR人員可在人事信息中針對一人或多人進行部門崗位調轉，記錄其調轉前部門崗位和調轉后部門崗位以及調轉原因；針對優秀員工或是問題員工，可對其進行相應的獎懲登記，其獎懲情況均可以在獎懲記錄中體現。除此之外，員工人事檔案中有任何變更。系統均會如實記錄變更記錄，確保檔案的準確性。
¤ 員工的離職管理
對于離職的員工，HR人員可對進行離職處理，設置最后的工作日、辦理日期、離職類型、去向、原因等內容，系統還可以將系統中與離職人員有關的數據統計，如：離職人員是否還有待審信息、待辦工作、手里是否有未歸還的圖書、檔案、固定資產等，方便做離職時的工作交接及離職后數據的相關處理和確認。對于停薪留職的人員還可將其暫時離職，待正常工作后，方可重新入職，人事檔案仍會保留。
¤ 多維度的人事報表
人事檔案模塊提供多維度的人事報表，共計16種常用人事統計報表，供HR人員和企業領導隨時查看、使用。為了便于數據的更多應用，全部報表均提供 Excel 文件下載。
廣州某服飾有限公司在使用華天協同辦公系統的人事檔案模塊之后，其人事管理人員對華天的專業性給予一致的好評。通過對人事檔案快速建立和字段自定義功能的使用，全面完善了人事檔案的信息數據，讓人事檔案不在局限于一些基礎信息，讓管理更加詳細、具體。
除此之外我們還有這些功能：
華天動力協同
OA系統人事檔案管理模塊
通過建立詳細的企業人員
檔案信息，合同信息，獎懲信息等，
對企業的人力資源進行比較全面的管理，
包括入職離職，人事合同，調職轉崗，
員工獎懲等一系列管理工作。
能夠進行合同到期提醒，
具有詳盡的多維度的人力資源報表管理，
可以實時進行企業人員組成結構，人員職位，崗位分布比等查詢。
加強了人事檔案的分級管理，
為企業的經營決策，
人員成本控制等提供科學的依據。
是一款真正好用，用得上的人事檔案管理平臺
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