印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。為完善公司的印章管理，規(guī)范公司各類實(shí)物印章和電子印章的登記、外借、歸還、作廢、變更等行為，華天OA特別研發(fā)出印章管理模塊，有效控制各類章印使用帶來(lái)的各種經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的利益。
先從一個(gè)經(jīng)典的案例講起：
廣西某工程項(xiàng)目管理有限責(zé)任公司是一家主要從事工程造價(jià)咨詢、政府采購(gòu)代理、工程招標(biāo)代理等業(yè)務(wù)的綜合性咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)，具有工程造價(jià)咨詢甲級(jí)、政府采購(gòu)甲級(jí)資格、工程招標(biāo)代理乙級(jí)資格，是廣西目前最具實(shí)力的甲級(jí)造價(jià)咨詢公司之一。由于公司的業(yè)務(wù)需要，有大量的印章管理需求，通過(guò)華天OA的印章管理系統(tǒng)使用，不僅可以將公司內(nèi)現(xiàn)有印章清晰展現(xiàn)，明確保管人和現(xiàn)有狀態(tài)，還可以規(guī)范印章管理，將用印、借出、歸還等操作形成工作閉環(huán)，保留操作記錄，防止出現(xiàn)法律問(wèn)題無(wú)法追溯。
在過(guò)去的印章管理中主要存在的現(xiàn)象和問(wèn)題是：
¤ 無(wú)法將企業(yè)印章在統(tǒng)一位置展現(xiàn)，或是展現(xiàn)不直觀、不明確；無(wú)法實(shí)時(shí)得知印章的使用狀態(tài)。
¤ 無(wú)法將實(shí)物章和電子章的用印情況登記記錄，或記錄無(wú)法落實(shí)到每一份被蓋章的紙質(zhì)、電子文件上。
¤ 公章外借和歸還管理混亂，無(wú)法記錄具體的人員、時(shí)間、原因等信息，并且無(wú)法通過(guò)外借和歸還的狀態(tài)實(shí)時(shí)反映在每個(gè)印章上。
¤ 公章維護(hù)中只能登記實(shí)物章，無(wú)法對(duì)電子章進(jìn)行統(tǒng)一管理，使實(shí)物章和電子章的管理分離。
¤ 公章的變更和作廢沒(méi)有形成日志，導(dǎo)致出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法追溯。
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)在了解了客戶需求后，仔細(xì)斟酌后，給客戶提出了
以下解決方案：
1. 電子簽章與審批和公文聯(lián)動(dòng)
電子印章和手寫(xiě)簽名：電子印章和手寫(xiě)簽名都是數(shù)字加密文檔型表單的一種技術(shù)途徑，提供了更高強(qiáng)度的安全認(rèn)證信息。華天動(dòng)力支持各CA的電子印章以及國(guó)家許可的各類電子簽章，與各信創(chuàng)會(huì)員單位的電子簽章均做了相互兼容。
在OA系統(tǒng)的審批單據(jù)上以及文檔型審批的正文（支持流式和版式兩種格式）中，都可以加蓋印章。加蓋印章的為保障印章使用安全，在加蓋電子印章時(shí)需要進(jìn)行二次密碼驗(yàn)證（與登錄密碼不相同）。加蓋電子章的操作完成后，系統(tǒng)會(huì)在用印登記中自動(dòng)生成一條用印信息，記錄電子文件的蓋章情況。
2. 清晰的查看方式
印章一覽功能中提供列表和縮略圖兩種查看方式，可將企業(yè)登記的印章全部顯示出來(lái)，并且每個(gè)印章都會(huì)有詳細(xì)的印章名稱、保管人、印章圖片和說(shuō)明等內(nèi)容，使印章的基本信息展現(xiàn)全面、清晰，也免去使用人對(duì)企業(yè)現(xiàn)有印章管理情況的咨詢。
3. 實(shí)時(shí)的使用動(dòng)態(tài)
系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)印章的外借和歸還情況及時(shí)更新印章的在庫(kù)狀態(tài)，使用人可通過(guò)印章?tīng)顟B(tài)的更新及時(shí)了解印章的可用情況，為員工第一時(shí)間完成用印操作提供動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)支持。
4. 全面的用印登記
印章管理中的用印登記不僅可以記錄紙質(zhì)文件的用印情況，還可以對(duì)系統(tǒng)中審批和公文的正文內(nèi)容蓋章情況自動(dòng)登記，形成用印記錄，使用印登記涵蓋范圍更廣、更全面。
5. 簡(jiǎn)易的借還體系
印章的外借和歸還操作簡(jiǎn)單易懂，外借記錄的查看和檢索方便快捷，為印章管理員提供了一個(gè)簡(jiǎn)易的借還體系，便于印章管理員的管理。
6. 統(tǒng)一的印章維護(hù)
此處的印章維護(hù)不僅可以對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)物章進(jìn)行登記，還可以設(shè)定對(duì)應(yīng)的電子章，并授權(quán)哪些人使用，完美的將實(shí)物章和電子章相結(jié)合，統(tǒng)一維護(hù)。
7. 詳細(xì)的變更、作廢歷史
系統(tǒng)中對(duì)每個(gè)印章的變更和作廢操作都會(huì)形成對(duì)應(yīng)的記錄信息，存留于印章維護(hù)中，方便日后產(chǎn)生問(wèn)題可以對(duì)其進(jìn)行查看和追溯。
廣西某工程項(xiàng)目管理有限責(zé)任公司在使用華天動(dòng)力的印章管理系統(tǒng)后，印章管理員以及其他借用印章的員工對(duì)其一致好評(píng)。員工通過(guò)對(duì)印章一覽的查看及時(shí)了解到所用印章是否已經(jīng)外借，可第一時(shí)間了解印章動(dòng)態(tài)，及時(shí)使用，避免多次咨詢印章管理員，減少了給自己及他人帶來(lái)的困擾。印章管理員通過(guò)對(duì)印章管理的使用不僅規(guī)范了借還流程，防止印章丟失，還能將用印記錄和OA系統(tǒng)中審批和公文正文的蓋章記錄全面記錄下來(lái)，無(wú)一遺漏；不僅可以通過(guò)印章一覽向全公司展現(xiàn)印章信息以及實(shí)時(shí)更新在庫(kù)狀態(tài)，還可以通過(guò)變更、作廢功能將印章維護(hù)，避免了印章管理的疏漏而對(duì)企業(yè)造成的損失。
華天OA印章管理系統(tǒng)是一個(gè)智能化、系統(tǒng)化、信息化的印章管理系統(tǒng)。通過(guò)對(duì)印章一覽的展現(xiàn)，系統(tǒng)自動(dòng)更新在庫(kù)狀態(tài)，讓員工實(shí)時(shí)了解印章的使用情況；通過(guò)對(duì)印章登記、外借、歸還等一系列的操作，讓企業(yè)對(duì)印章的管理形成了系統(tǒng)化的認(rèn)識(shí)，規(guī)范了印章的使用；通過(guò)對(duì)印章各種操作的記錄，可將用印工作信息化的展現(xiàn)出來(lái)，使各個(gè)步驟都清楚明了，可留痕、可追溯。
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