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[新浪]OA選型報告：處理公務重要工具“協同OA公文收發管理
[新浪]OA選型報告：處理公務重要工具“協同OA公文收發管理
公文是政府機關處理公務和行政管理的重要工具，在各級機關、單位中，“辦公”的一個重要內容就是辦理和制發文件，即“辦文”，辦文是每個機關、單位大量的、日常的工作。依靠網絡信息技術對公文進行高效有序的電子化處理，是電子政府建設的重要組成部分，是關系到電子政府建設全局的基礎性工程。老牌OA廠商華天動力協同OA公文收發管理系統能夠協助政府機關及企事業單位處理公文收發問題，具有很強的實用價值。我們今天分別了解下華天動力協同OA公文收文管理系統與公文發文管理系統的作用吧！
在華天動力協同OA系統中，公文的收發管理是分別展示的，我們分別來闡述他們的功能。
發文管理
發文管理是對單位內部發文過程的自動化管理。擬稿人依據發文類型選擇適合的發文模板和審批流程，送交相關領導進行審核、復核、會簽、簽發等工作，然后由辦公室進行發文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發放（分發、下發、辦結）等工作，最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。在整個發文過程中，可實現督辦、催辦的功能。
華天動力工作流對發文管理的設計全面，使用快捷、靈活，可以滿足不同的應用需求。它完全按照大型企事業單位標準化的發文流程設計，功能完善，使用方便。WORD文檔和HTML表單相結合，收發文的正文采用WORD文檔格式，便于編輯，簽批單采用HTML表單格式，便于統計匯總。在發文的審批中，可以按照角色進行審批的流轉，可以通過相對路徑找到相應的崗位，如審批者的上級領導，當前審批者的上級領導。發文的流程既可以采用固定流程，一個模板綁定一個流程或多個流程的方式，也可以設定允許在流轉過程中自定義流程或修改已設定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協辦、聯辦等復雜流程。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一級，也可以退回到發起人。在審批過程中，支持痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批注。它能夠實現催辦，督辦，統計，轉發，分發功能。審批結束后，能夠對數據進行掛網發布并撤銷操作。它提供模板導入導出功能，方便使用。
收文管理
收文管理是對單位收到的公文進行管理的過程，公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關人員進行擬辦，根據公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關領導進行批示，并送交相關部門承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人，適用于不確定辦理流程的收文。公文收文管理包括兩種模式：一種是通過管理員預先設置好的收文模板和收文流程，進行收文登記、審核、批示、承辦、監控、管理等一系列操作。適用于收文流程比較規范、審批人比較固定的企事業單位，比如行政文、黨委文、工會文都有與之對應的模板和審批流程。另一種是采用系統自帶的收文模板，并由收文登記人選擇擬辦人，擬辦人選擇批示人，適用于收文流程比較靈活、審批人不固定的企事業單位。
收文管理分兩種類型，一種可以自定義收文模板和收文流程，實現不同的收文走不同的審批流程，適用于比較規范的收文管理；另一種是使用固定模板和自由流程，適用于比較靈活的收文管理。在收文流轉過程中，只有待辦人員才有權打開批辦，其他人都不能打開。最后由公文管理員對公文進行歸檔。歸檔時，可采用自動歸檔和手工歸檔。收文能實現多次分發、翻印，并與系統中的檔案管理功能結合，對收文文件進行歸檔。華天動力協同OA系統在收發文管理中采用了MS Office插件的技術，系統可以提供：掃描輸入、原文引入、手寫筆輸入、手工錄入、從電子郵件中直接轉入多種錄入方式，使得收文管理操作方便、快捷、易用。
華天動力協同OA公文收發管理系統的主要優勢：
強大的審批流程設置功能。華天工作流擁有強大的審批流程，能滿足幾乎全部企業的審批需要。多變的流程、靈活的審批流程節點，使審批操作方便、快捷，另外，審批相關的設置操作皆以圖形展開設計，使用者可以對功能及操作一目了然。
專業的發文形式設計。華天對公文發文的設計完全按照大型企事業單位標準化的收發文流程設計，采用WORD文檔和HTML表單相結合的方式，收發文的正文均采用WORD文檔格式，便于對文檔進行編輯；而簽批單則采用HTML表單格式，便于對數據進行統計匯總。
數據的絕對安全。強大的權限設置功能，可對發文單每個控件進行讀寫權限設置，保證發文單的數據信息安全；多種方式的存檔功能，如轉存至文檔中心相應目錄，發文庫等，可對數據進行多次備份，保證數據不丟失；回收站的巧妙設計，可對刪除數據的操作進行二次保護，保證用戶的操作安全。
先進的公文管理功能華天不但擁有傳統的公文處理功能，如審批、修改文件、查看流轉記錄、查看流程等，為滿足用戶體驗，方便用戶使用，還在此基礎上進一步優化功能，如手機短信提醒、郵件提醒、短消息提醒等多種方式的審批提醒；支持文檔的痕跡保留功能，輕松查看文件的修改情況；獨具的承辦流程、直到流程，簡化了普通流程的復雜化設計。這些智慧化的設計可以完美實現對公文的有序管理。
多面性。支持正文打印和發文單打印，可以將電子公文轉變成紙質文檔，保證公文的準確性、真實性及完整性。發文庫功能可以實現迅速、全方位的資源共享，使得我們的工作能更高效更快捷更方便的得到處理。
目前，政府機關使用電腦進行文字處理已非常普遍，很多單位還不同程度地實現了公文運轉電子化管理，對收文辦理、發文辦理的登記、審核、擬辦、運轉等環節進行管理，實現了公文查詢、統計、存儲、流轉的電子化及內部網絡互聯。華天動力協同OA公文收發系統正是您處理公務的必備工具！
關鍵詞:
公務
公文
管理系統
