在
OA系統中,審批人可以自己設置代理審批人嗎?對于公司重要的審批,只能由領導自己處理。那么即使在代理功能被打開的時候,仍能做到只能由領導自己審批嗎?
可以使用華天動力
OA工作流中代理審批的功能。
代理審批:當審批人出差或其他原因而不能登錄到系統審批文件時,可以選擇代理人代為審批,并設置代理期。在代理期內,發送到審批人的文件將直接轉發到代理人,由代理人進行審批,審批人在【經我審批】中看到代理人對該文件的審批記錄。當時間過了指定的代理期限之后,代理人的審批權限自動失效。
主要內容包括:
代理人:明確指定代理人,代理人在其待審頁面中就能進行代理審批操作。
代理期限:在代理期限內,代理人有審批權限。過了代理期限,就自動失去審批權限,起到了自動回收權限的功能。
動作權限:在審批動作節點設置中有“允許由委托人審批”的權限,可以在流程節點中設置對應的動作權限。
代理審批功能適用于哪種情況?接下來我們共同看一下應用場景。
在實際應用華天動力OA系統時北京金信集團趙華威(總經理)發現,公司員工對代理人的角色普遍不理解,趙總決定在公司例會上統一講解。
姜程(信息部經理)認為,代理人的設置有一個原則,那就是只在你確實無法審批的時候才設。因為各位領導才是第一審批人,也是第一責任人,請及時審批文件,也不要隨便設置代理人。如果設置了代理人,一定要設置好他的代理期限,以便你及時恢復審批。另外,當你登錄OA系統時,也應該查看一下代理人的審批記錄。
趙總解釋說,代理人是你在無法審批時的臨時審批人,而不是你的替代者或秘書。而且,如果代理人在審批中有什么問題,審批人同樣要負責。另外,我建議一些重要的審批,如固定資產申購,不允許設置代理人,必須由審批人親自審批。”
姜經理表示這個可以實現,可以通過節點權限來控制,對于重要的審批,即使設置了代理人,也必須要審批人親自審批。
代理審批的使用方法和展現效果如何呢?
1.我們以借支單中的審批人劉曉宇(辦公室主任)為例,先登錄劉曉宇(辦公室主任)的帳號設置下代理審批人。
2.進入到劉曉宇(辦公室主任)的個人辦公—個人設置—委托審批設置中找到借支單模板,勾選以后點擊“設置”按鈕進行代理人設置。
3.在進入審批代理設置畫面以后,我們可設定代理的狀態(默認是開啟)、選擇委托代理人(可按照部門選擇代理人員)、以及代理的期限(一直代理還是在一個時間范圍內代理,如果選擇一直代理則此代理設置一直有效;如設置了代理的時間范圍則截止日期過了,代理人就自動失去審批權限。),設置完畢后點擊“保存”按鈕則完成審批代理的設置。如想提前結束代理審批或是關閉此設置,則在代理狀態上選擇“關閉”后保存即可。
如下圖,我們設置王大勇(后勤秘書)在5月4日到5月11日代理需劉曉宇(辦公室主任)審批的借支單。
4.下面我們看下使用的效果,先以王英(行政秘書)的帳號登錄,發起借支單給劉曉宇(辦公室主任)審批。在單據提交以后系統提示“正在等待劉曉宇(委托王大勇代審)[審批]”。由于之前我們用劉曉宇(辦公室主任)的帳號設置了此單的代理審批人為王大勇(后勤秘書),所以在代理期間內劉曉宇(辦公室主任)借支單的待辦事項都可以由王大勇(后勤秘書)代審。
5.我們用代理人王大勇(后勤秘書)的帳號登錄,可以在待我審批中看到王英(行政秘書)發起的借支單,點開以后可以幫助劉曉宇(辦公室主任)審批此單。此時劉曉宇(辦公室主任)的待辦事項也是有此條單據,也可以進行審批。
6.我們用代理人王大勇(后勤秘書)的帳號審批下此單看下審批效果。王大勇(后勤秘書)在點擊“同意”以后,此單審批完畢,流程可繼續向下流轉。此時劉曉宇(辦公室主任)帳號待我審批里面的記錄也會消失,都會在經我審批中出現,并查看審批記錄。
7.流轉記錄中的部門主管節點中記錄著劉曉宇(辦公室主任)和王大勇(后勤秘書)兩人,其中劉曉宇(辦公室主任)是由王大勇(后勤秘書)代審,如代理人有審批意見則可在此處的備注信息中查看。
以上是允許代理人審批的介紹,但是我們在實際使用時會有些重要的審批,只能由領導自己處理,那么即使在代理功能被打開的時候,仍然只能由領導自己審批,這樣如何實現?我們可以看下面的內容。
在審批動作節點的操作設置中有“允許由委托人審批”的設置,如果在某一動作權限中不勾選此功能,則應用到此動作權限的人即使設置了代理功能也必須自己審批,那么我們就詳細說下這個功能的用法:
1.我們進入到審批流轉—審批管理—審批設置—審批動作節點,我們以“審批”權限為例,勾選后點擊修改按鈕,進入到審批動作節點設置中。
2.在操作權限設置中不勾選“允許由委托人審批”,然后保存,則擁有此“審批”權限的人即使設置了代理審批人以后也必須由自己審批。
3.我們還是以借支單的審批人劉曉宇(辦公室主任)為例,上面已經介紹過他設置了代理審批人王大勇(后勤秘書),我們先不取消此代理設置,用王英(行政秘書)的帳號重新起草借支單發送看下效果。
4.王英(行政秘書)在發送之后系統會提示“正在等待劉曉宇[審批]”。
5.此時再登錄代理人王大勇(后勤秘書)帳號查看待我審批事項中并無此條待辦。
6.登錄劉曉宇(辦公室主任)帳號可以看到此條待辦事項,并且查看審批流轉記錄也只有劉曉宇(辦公室主任)一人審批。
華天動力
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