隨著OA辦公系統(tǒng)的快速發(fā)展，OA早已經(jīng)超出“無紙化辦公“的范疇，OA平臺(tái)正在承載更多的功能與服務(wù)，如企業(yè)的費(fèi)控管理。
由于企業(yè)在費(fèi)用管理方面存在許多亂象，例如預(yù)算管理制度執(zhí)行落地困難、流于形式，預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果跟編制的預(yù)算相去甚遠(yuǎn)；組織結(jié)構(gòu)及人員的分散，造成預(yù)算支出業(yè)務(wù)各項(xiàng)申請(qǐng)、審批時(shí)間長(zhǎng)效率低；預(yù)算支出信息難以有效歸結(jié)及關(guān)聯(lián)、領(lǐng)導(dǎo)無法了解企業(yè)及部門的管理預(yù)算的執(zhí)行情況，容易出現(xiàn)申請(qǐng)隨意、審批隨意，超支嚴(yán)重，始終找不到控制的方法；預(yù)算執(zhí)行過程容易出現(xiàn)黑洞現(xiàn)象，無法及時(shí)掌控公司費(fèi)用的資金流向；預(yù)算分析滯后，很難實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的預(yù)算執(zhí)行分析結(jié)果，費(fèi)用科目多，預(yù)算編制、調(diào)整業(yè)務(wù)缺乏數(shù)據(jù)支撐，合理性難以保證等等，于是越來越多的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到OA辦公系統(tǒng)中費(fèi)控管理的重要性。
那么企業(yè)該如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的費(fèi)控管理？以保證企業(yè)能夠有效的按照事前的費(fèi)用預(yù)算控制實(shí)際的費(fèi)用支出，避免不必要、虛假的費(fèi)用支出，有利于降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本。以華天動(dòng)力OA系統(tǒng)（http://www.medical-food.com.cn）中的費(fèi)控管理為例，解析OA系統(tǒng)中的幾種費(fèi)用管理模式。
企業(yè)除了經(jīng)營(yíng)性成本，管理費(fèi)用是最主要的成本支出，費(fèi)控管理是財(cái)務(wù)管理的核心之一。在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中費(fèi)控管理主要包括兩大部分，分別是項(xiàng)目費(fèi)用與日常費(fèi)用。項(xiàng)目費(fèi)用主要涉及到項(xiàng)目成本、費(fèi)用報(bào)銷與統(tǒng)計(jì)報(bào)表，日常費(fèi)用則包含費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及數(shù)據(jù)整合。通過科學(xué)有效的信息化管理方法規(guī)范落地企業(yè)費(fèi)控管理，可以更好進(jìn)行費(fèi)控分析和預(yù)算控制，評(píng)估企業(yè)、產(chǎn)品及客戶的盈利能力。
一．項(xiàng)目費(fèi)用管理（根據(jù)實(shí)際應(yīng)用案例說明）
1. 項(xiàng)目成本
幾乎每個(gè)公司都需要項(xiàng)目費(fèi)用。首先項(xiàng)目確立之后，則需要針對(duì)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行成本的管控。項(xiàng)目成本：即對(duì)設(shè)計(jì)、采購、管理等發(fā)生的所有費(fèi)用進(jìn)行跟蹤，執(zhí)行有關(guān)的成本開支范圍、費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)、工程預(yù)算定額等，制定合理的項(xiàng)目成本，嚴(yán)格、準(zhǔn)確地控制和核算施工過程中發(fā)生的各項(xiàng)成本，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。
案例：吉廣控股有限公司（大型4A廣告公司）
項(xiàng)目單審批通過之后，需建立項(xiàng)目的成本立項(xiàng)單，在成本立項(xiàng)單中，首先，選擇相應(yīng)的項(xiàng)目，然后，錄入所需立項(xiàng)事宜，如需采買事項(xiàng)、金額、合作供應(yīng)商、計(jì)劃成本等信息。核算整個(gè)項(xiàng)目的毛利率，以及各個(gè)分項(xiàng)目的相應(yīng)的毛利率。填寫成本立項(xiàng)單時(shí)，對(duì)某些字段的可寫性做控制，對(duì)導(dǎo)入數(shù)據(jù)正確性進(jìn)行校驗(yàn)，對(duì)某些字段的必填項(xiàng)進(jìn)行校驗(yàn)。成本立項(xiàng)單審批通過后，更新成本立項(xiàng)信息中間表中數(shù)據(jù)，便于在之后的借款單中調(diào)用。成本立項(xiàng)單審批通過后，更新相應(yīng)項(xiàng)目單中累計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)金額、累計(jì)成本金額以及累計(jì)的項(xiàng)目報(bào)價(jià)金額，便于此項(xiàng)目，之后再次成本立項(xiàng)時(shí)調(diào)用其中數(shù)據(jù)使用。
選擇項(xiàng)目單頁面：選擇相應(yīng)的項(xiàng)目之后，把數(shù)據(jù)回帶到成本立項(xiàng)中。
2.項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)銷
成本之后即有報(bào)銷。華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)銷單和項(xiàng)目成本立項(xiàng)進(jìn)行數(shù)據(jù)上的關(guān)聯(lián)，并且費(fèi)用報(bào)銷單審批通過后，還需要把打分和評(píng)價(jià)相關(guān)信息更新到供應(yīng)商項(xiàng)目合作歷史的信息中，以便之后進(jìn)行查看供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量。
案例：吉廣控股有限公司
相關(guān)人員定期填寫費(fèi)用報(bào)銷單，對(duì)項(xiàng)目中所發(fā)生費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。
首先，選擇對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目成本立項(xiàng)單，把項(xiàng)目成本立項(xiàng)單中的相應(yīng)數(shù)據(jù)回填到報(bào)銷單中。
其次，再選擇成本立項(xiàng)相應(yīng)的明細(xì)，把明細(xì)數(shù)據(jù)也回填到報(bào)銷單中。
最后，把做報(bào)銷單時(shí)將對(duì)某些字段的必填進(jìn)行校驗(yàn)，將對(duì)供應(yīng)商是否為準(zhǔn)入供應(yīng)商進(jìn)行校驗(yàn)。針對(duì)每一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行打分和評(píng)價(jià)。供應(yīng)商費(fèi)用報(bào)銷單審批完成后自動(dòng)生成供應(yīng)商此次項(xiàng)目的合作歷史，并且自動(dòng)更新供應(yīng)商分?jǐn)?shù)。如圖所示：
選擇項(xiàng)目成本立項(xiàng)單：選擇相應(yīng)的項(xiàng)目成本立項(xiàng)單之后，把數(shù)據(jù)回帶到項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)銷單中。
選擇成本立項(xiàng)相應(yīng)的明細(xì)，把明細(xì)數(shù)據(jù)也回填到報(bào)銷單中。
3.項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)報(bào)表
吉廣控股有限公司項(xiàng)目單報(bào)表，如圖所示：
成本立項(xiàng)單報(bào)表，如圖所示：
費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)表
二．日常費(fèi)用管理（根據(jù)實(shí)際應(yīng)用案例說明）
1. 日常費(fèi)用報(bào)銷
在日常費(fèi)用報(bào)銷中，報(bào)銷單與各種單據(jù)存在關(guān)聯(lián)。如報(bào)銷單申請(qǐng)時(shí)選擇借款單等其他審批單并可以在審批過程中進(jìn)行查看，差旅報(bào)銷單與借款單的關(guān)聯(lián)等。
案例：車訊網(wǎng)費(fèi)用管理（互聯(lián)網(wǎng)媒體）
車訊網(wǎng)-支出（費(fèi)用報(bào)銷）憑單，可在填寫時(shí)選擇關(guān)聯(lián)相關(guān)合同或借款單據(jù)。
借款單選擇界面如圖：
合同選擇界面如圖：
2. 日常費(fèi)用預(yù)算管理
在預(yù)算管理中，預(yù)算管理包括營(yíng)業(yè)預(yù)算、資本預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算、籌資預(yù)算，各項(xiàng)預(yù)算的有機(jī)組合構(gòu)成企業(yè)總預(yù)算。預(yù)算管理可優(yōu)化企業(yè)的資源配置，全方位地調(diào)動(dòng)企業(yè)各個(gè)層面員工的積極性，是會(huì)計(jì)將企業(yè)內(nèi)部的管理靈活運(yùn)用于預(yù)算管理的全過程，是促使企業(yè)效益最大化的堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 預(yù)算是行為計(jì)劃的量化，這種量化有助于管理者協(xié)調(diào)、貫徹計(jì)劃，是一種重要的管理工具。
案例一：廣州崇高玩具廠（制造型企業(yè)）
預(yù)算管理針對(duì)每個(gè)部門以及該部門所涉及到的科目進(jìn)行預(yù)算的維護(hù)。預(yù)算分為：年度預(yù)算，半年預(yù)算，季度預(yù)算，月份預(yù)算四個(gè)部分。部門填寫預(yù)算的相應(yīng)信息后，進(jìn)行提交申請(qǐng)，審批通過后，再預(yù)算查看就可以查詢到相應(yīng)的數(shù)據(jù)。
季度預(yù)算信息：
月份預(yù)算信息：
在OA系統(tǒng)中通過提交相應(yīng)的報(bào)銷單進(jìn)行對(duì)預(yù)算的扣減。報(bào)銷單中選擇報(bào)銷單日期和相應(yīng)的報(bào)銷科目，而且選擇的報(bào)銷科目就是預(yù)算中維護(hù)的科目。表單上做校驗(yàn)是否超出本月的預(yù)算，進(jìn)行提示超出預(yù)算多少錢。然后進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的填寫并提交報(bào)銷申請(qǐng)單。
報(bào)銷申請(qǐng)單提交之后，預(yù)算管理中對(duì)相應(yīng)的科目數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。季度預(yù)算和月份預(yù)算在該科目審批中金額會(huì)進(jìn)行累計(jì)。
當(dāng)報(bào)銷申請(qǐng)單審批通過之后，那么在預(yù)算管理中，科目對(duì)應(yīng)的審批中金額扣除，并且把已發(fā)生費(fèi)用進(jìn)行累加。預(yù)算與余額也進(jìn)行相應(yīng)的扣減。
案例二：北京美通云動(dòng)（科技型企業(yè)）
申請(qǐng)費(fèi)用報(bào)銷單時(shí)，先選擇是否有立項(xiàng)項(xiàng)目，并且可以查看項(xiàng)目的明細(xì)信息。
然后根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)，選擇該項(xiàng)目是否有本部門的預(yù)算，并且可以查看部門的預(yù)算詳情。
最后再根據(jù)有無借支單來進(jìn)行扣減， 如果之前有借支單，那么費(fèi)用【報(bào)銷金額】減去【借支金額】剩余金額就是要扣減本部門預(yù)算的金額。并且在審批中，給相應(yīng)的人員進(jìn)行查看，預(yù)算金額、結(jié)余金額和本月結(jié)余金額。并且也可以查看立項(xiàng)的明細(xì)和部門的預(yù)算明細(xì)。
3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表
統(tǒng)計(jì)報(bào)表如圖所示：
4.數(shù)據(jù)整合
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)日常費(fèi)用管理中的數(shù)據(jù)整合可以與U8 ERP系統(tǒng)，金蝶財(cái)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行相關(guān)的數(shù)據(jù)整合；將OA系統(tǒng)中填報(bào)申請(qǐng)并最后審批通過的財(cái)務(wù)相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單等相關(guān)數(shù)據(jù)按需求對(duì)應(yīng)寫到U8 ERP系統(tǒng)或者金蝶系統(tǒng)中相應(yīng)的財(cái)務(wù)模塊的記賬憑證中去，將OA系統(tǒng)的審批功能和U8 ERP系統(tǒng)(金蝶系統(tǒng))財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理功能充分有效的進(jìn)行了結(jié)合，可以很大程度的提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理方面的工作效率。
案例：北京和信瑞通電力技術(shù)股份有限公司
北京和信瑞通電力技術(shù)股份有限公司將OA系統(tǒng)中費(fèi)用報(bào)銷單中的流水號(hào)、制單日期、審核日期、附件張數(shù)、摘要、會(huì)計(jì)科目、借方金額、貸方金額、數(shù)量(借方/貸方)、單價(jià)、個(gè)人(報(bào)銷人)、部門，這些字段寫入U(xiǎn)8系統(tǒng)中的記賬憑證中去；在U8系統(tǒng)中可對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批通過的相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。費(fèi)用報(bào)銷單中對(duì)應(yīng)填寫相應(yīng)的數(shù)據(jù)，其中流水號(hào)對(duì)應(yīng)U8系統(tǒng)中的字號(hào)，以及明細(xì)表中的摘要信息、會(huì)計(jì)科目、借方金額也對(duì)應(yīng)U8系統(tǒng)中的相應(yīng)字段。當(dāng)費(fèi)用報(bào)銷單審批通過之后，將其對(duì)應(yīng)信息通過觸發(fā)程序把數(shù)據(jù)傳輸?shù)経8系統(tǒng)的記賬憑證表中，生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。
OA系統(tǒng)中費(fèi)用報(bào)銷單界面：
當(dāng)客戶打開U8系統(tǒng)之后，點(diǎn)擊相應(yīng)的數(shù)據(jù)就能查看通過OA系統(tǒng)生成的記賬憑證，達(dá)到了避免重復(fù)錄入數(shù)據(jù)的作用，節(jié)省了相應(yīng)的工作量。實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)和U8系統(tǒng)的對(duì)接功能。
U8系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)模塊的記賬憑證界面：
費(fèi)用管理是以企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理預(yù)算控制為核心的成本管理核心方式，華天動(dòng)力基于PDCA循環(huán)管理法，將企業(yè)費(fèi)控管理體系、費(fèi)用科目標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)控流程標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行落地，從前端規(guī)劃明確、過程執(zhí)行控制、后期統(tǒng)計(jì)分析三個(gè)維度出發(fā)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的費(fèi)用預(yù)算編制、費(fèi)用支付申請(qǐng)、費(fèi)用支付審批、費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行、費(fèi)用支出、財(cái)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)等全生命周期的費(fèi)用管理循環(huán)生態(tài)，規(guī)范企業(yè)的費(fèi)用合理性支出。其中事前明確包括明確費(fèi)用科目標(biāo)準(zhǔn)、明確規(guī)劃預(yù)算金額以及明確預(yù)算執(zhí)行單位。事中控制包括費(fèi)用申請(qǐng)的標(biāo)準(zhǔn)關(guān)聯(lián)、費(fèi)用超支的自動(dòng)預(yù)警控制以及預(yù)算及申請(qǐng)金額的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。事后分析包括費(fèi)用產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)分析、預(yù)算及執(zhí)行結(jié)果對(duì)比分析以及預(yù)算執(zhí)行情況匯總。
華天動(dòng)力OA認(rèn)為通過規(guī)范科目范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；預(yù)算編制目標(biāo)準(zhǔn)確、易于執(zhí)行和可控；費(fèi)用執(zhí)行數(shù)據(jù)鏈暢通、費(fèi)用發(fā)生有據(jù)可依；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑科學(xué)、及時(shí)動(dòng)態(tài)；優(yōu)化資金配置、合理科學(xué)使用等管控要點(diǎn)協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)費(fèi)控管理過程電子化，有效的降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本、提高工作效率、增強(qiáng)企業(yè)效益。
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